สุดยอด.....เจ้าหน้าที่งานธุรการอาชีพ SUPER ADMINISTRAITVE OFFICER

หลักการและเหตุผล

บทบาทของเจ้าหน้าที่ธุรการเป็นเพียงผู้สนับสนุนภารกิจประจำวันของผู้บริหารนั้นกำลังจะเปลี่ยนแปลงไป แนวโน้มของบทบาทเจ้าหน้าที่ธุรการมืออาชีพยุคใหม่นั้น นอกจากจะต้องให้ความสำคัญกับงานสนับสนุนและการประสานงานต่างๆ เจ้าหน้าที่ธุรการยังต้องสามารถแก้ไขจัดการกับปัญหาเฉพาะหน้าต่างๆ ที่เกิดขึ้น ในหลายๆ ครั้งต้องสามารถเป็นตัวแทนผู้บริหารได้ ซึ่งการวางตัวอย่างเหมาะสม การมีบุคลิกภาพที่ดี ในฐานะตัวแทนของผู้บริหารจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง นอกจากนี้ยังต้องสามารถที่จะประสานงานกับหน่วยงานต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ดังนั้นเจ้าหน้าที่ธุรการยุคใหม่ จึงต้องพร้อมที่จะพัฒนาตัวเองอย่างไม่หยุดยั้ง ทั้งในด้านการจัดการบริหารงาน การบริหารจัดการตนเอง เพื่อความสำเร็จในการเป็น “สุดยอด....เจ้าหน้าที่ธุรการมืออาชีพ” ที่ก้าวทันกับความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ

วัตถุประสงค์

1. เพื่อให้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมมีความรู้ ความเข้าใจในบทบาทความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่ธุรการและเลขานุการมืออาชีพยุคใหม่
2. เพื่อ ให้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมมีทักษะในการปฏิบัติหน้าที่การเป็นเจ้าหน้าที่ธุรการและเลขานุการอย่าง มืออาชีพ ทั้งในเรื่องที่เกี่ยวกับงานและการวางตัวได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3. เพื่อให้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมได้แลกเปลี่ยนประสบการณ์และแนวคิดใหม่ๆ ในการปฏิบัติงานซึ่งกันและกัน

หัวข้อการสัมมนา

1 ZOOM TRAINING 09.00-10.30

1. 1.       สุดยอด....ของเจ้าหน้าที่ธุรการควรและไม่ควรปฏิบัติ

• Pre-Test ทำข้อสอบวัดความรู้การบริหารและพัฒนาระบบงานธุรการ
• Pre-Test การพัฒนาวิธีการทำงานของท่านอย่างมีประสิทธิภาพ

1. 2.       ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับเจ้าหน้าที่ธุรการมืออาชีพ

• คุณสมบัติที่ดีของเจ้าหน้าที่ธุรการ
• บทบาทหน้าที่ของเจ้าหน้าที่ธุรการ
• คุณลักษณะที่ดีของเจ้าหน้าที่ธุรการ
• แบบทดสอบคุณสมบัติต่างๆ ของธุรการ เช่น บุคลิกภาพของเจ้าหน้าที่ ทักษะการให้บริการ

10.30-10.45    Coffee Break

2 ZOOM TRAINING 10.45-12.00

1. 3.       หลักการทำงานของเจ้าหน้าที่ธุรการในการส่งเสริมสนับสนุนงานเจ้านายที่มีประสิทธิภาพ

• การวิเคราะห์การทำงานให้ได้ผลงาน
• การสำรวจการสูญเสีย การสิ้นเปลืองการทำงาน
• การปรับปรุงานการทำงานอย่างเป็นระบบ
• Case Study ฝึกการวิเคราะห์งาน จัดเรียงความสำคัญให้เหมาะสมสำเร็จตามเป้าหมาย

12.00-13.00    Lunch

3 ZOOM TRAINING 13.00-14.30

1. 4.       ระบบการบริหารงานเอกสาร และการจัดเก็บเอกสาร

• องค์ประกอบการบริหารงานเอกสาร
• ระบบการจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพ
• การบำรุงรักษาและการแก้ปัญหาในการจัดเก็บเอกสาร
• WORKSHOP ฝึกการวิเคราะห์งานเอกสาร จัดเก็บให้เหมาะสมการใช้งานทั้งแฟ้มเอกสาร และระบบเทคโนโลยี

1. 5.       การติดต่อสื่อสารและการประสานงานในงานธุรการ

• การติดต่อสื่อสารและการประสานงานภายในและภายนอกสำนักงาน
• การเขียนบันทึก รายงานและเอกสารงานเขียนต่างๆ
• ตัวอย่างการบันทึก รายงาน และการเขียนเอกสาร

14.30-14.45    Coffee Break

4 ZOOM TRAINING 14.45-16.00

1. 6.       การใช้โทรศัพท์ที่มีประสิทธิภาพในการสนับสนุนงาน และการต้อนรับการบริการที่ประทับใจ

• มารยาทในการใช้โทรศัพท์
• การใช้โทรศัพท์เพื่อติดต่อธุรกิจและกิจกรรมในงานธุรการ
• ข้อควรระวังในการใช้โทรศัพท์ในการทำงาน

1. 7.       การบริหารเวลา เพื่อประสิทธิภาพในการพัฒนา และการปรับปรุงงาน

• วิธีการใช้เวลาในการทำงานที่มีประสิทธิภาพของงานธุรการ
• การแก้ปัญหาและอุปสรรคของานกับการใช้เวลาที่มีประสิทธิภาพ
• การใช้เวลากับการสร้างความประทับใจกับผู้มาติดต่อ

1. 8.       Post-Test ถาม-ตอบ และแลกเปลี่ยนความคิดเห็น