5ส. และไคเซ็น ในสำนักงาน 5S and Kaizen in Office

หลักการและเหตุผล

การดำเนินกิจกรรม 5 ส. เป็นการสร้างพื้นฐานให้กับพนักงานในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ  และมีคุณภาพให้เกิดขึ้นต่องานที่ทำด้วย  ซึ่งกิจกรรม 5 ส. ประกอบด้วย  สะสาง สะดวก สะอาด สุขลักษณะ และสร้างนิสัยการดำเนินกิจกรรม 5 ส.  ไม่ใช่เรื่องยากแต่ต้องให้พนักงานเข้าใจและเห็นประโยชน์ของการทำกิจกรรม 5 ส. ดังนั้น การส่งเสริมและผลักดันให้พนักงานในสำนักงานทุกคนมีจิตสำนึก  และความตระหนักในการมีส่วนร่วมในกิจกรรม 5 ส. จะนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีและสร้างบรรยากาศในการทำงานที่มีความสุขเพิ่มขึ้นอีกด้วย  สำหรับไคเซ็น (Kaizen)  เป็นภาษาญี่ปุ่น แปลว่า การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง  เป็นกิจกรรมการบริหารงานเชิงคุณภาพอันมีรากฐานกำเนิดมาจากประเทศญี่ปุ่น  และได้รับความนิยมแพร่หลาย กลายเป็นที่รู้จักและสื่อสารกันในระดับสากล  การทำไคเซ็นเป็นสนับสนุนให้เกิดแนวความคิดที่ว่า การทำไคเซ็นไม่ใช่เพิ่มาระ  แต่มุ่งที่จะ เลิก/ลด/เปลี่ยน  ภาระหรืองานที่ไม่จำเป็น มุ่งไปสู่วิธีอื่นที่เหมาะสมกว่า  โดยในท้ายที่สุดแล้ว  ผู้ปฏิบัติงานย่อมมีความสะดวก สบายในการทำงานมากยิ่งขึ้น  จากการขจัดความสูญเปล่าที่เกิดขึ้นนั่นเอง

ความสูญเปล่าไม่ได้เกิดขึ้นเฉพาะ ในกระบวนการผลิตเท่านั้น   กิจกรรมที่เกิดขึ้นในสำนักงานที่ทำอยู่ประจำทุกวัน  ก็มีความสูญเปล่าที่แอบแฝงเป็นจำนวนมาก  ความสูญเปล่าเหล่านี้  มีผลทำให้เกิดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น  (จ่ายแล้ว เกิดผลน้อยหรือจ่ายแล้ว  ไม่มีผลตอบแทน)   และมีผลต่อประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน  เช่น  ความล่าช้า  ความผิดพลาด  ฯลฯ  ซึ่งล้วนส่งผลเสียต่อองค์กร  หากพนักงานในองค์กรตกอยู่ในสภาพเช่นนี้

ü หาเอกสารที่ต้องการใช้ไม่พบ  โดยเฉพาะเวลาเร่งรีบ

ü แม้จะจัดโต๊ะเรียบร้อย  แต่ก็เปลี่ยนเป็นรก รุงรัง ในเวลาอันรวดเร็ว

ü มีงานแทรกมาก จนวางแผนการทำงานไม่ได้

ü ช่วงปลายเดือน - ต้นเดือน มักต้องทำงานล่วงเวลา  (Over Time)  เสมอ

ü ยุ่ง จนไม่มีเวลาพัก

ü ความร่วมมือภายในฝ่าย  หรือแผนกไม่ราบรื่น

หลักสูตร 5 ส. และไคเซ็นในสำนักงาน   เป็นการใช้ความรู้ ที่ต่อเนื่อง และสามารถประยุกต์ใช้ร่วมกันได้เป็นอย่างดี  เกิดความสมดุลในทำงาน  (Work Life Balance) ด้วยการปรับปรุงสภาพแวดล้อในการทำงานด้วยระบบ 5ส.  และใช้  (ไคเซ็น)  ปรับปรุงเรื่องเล็ก ๆ  น้อย  ที่อยู่ใกล้ตัว  และทำได้ง่าย ๆ  แต่ผลที่ได้จะสะสมกันเป็นผลลัพธ์ที่ยิ่งใหญ่  และจะส่งผลให้พนักงานทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ  สามารถลดสูญเปล่าในสำนักงานได้อย่างประสิทธิผล

วัตถุประสงค์

1. 1.             เพื่อสร้างแนวคิดในการประยุกต์ใช้ 5ส. ในการสร้างคุณภาพต่องานที่ทำ
2. 2.             เพื่อให้ผู้เข้าอบรมเข้าใจ  ถึงแนวคิดและความเป็นมาเป็นกิจกรรมข้อเสนอแนะของวิธีการปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง
3. 3.             เพื่อสร้างความรู้ ความเข้าใจ หลักการ แนวคิด และแนวทางปฏิบัติของ 5ส.  และไคเซ็นในสำนักงาน
4. 4.             เพื่อให้ผู้เข้าอบรม เกิดการพัฒนาและแก้ไขปรับปรุงกระบวนการทำงานอย่างถูกวี  และทราบถึงอุปสรรคและแนวทางแก้ไขปัญหาได้อย่างถูกต้อง

หัวข้อการสัมมนา

1. 1.             5 ส. และไคเซ็น  คืออะไร ?  มีความสัมพันธ์กันอย่างไร?

วัตถุประสงค์  เพื่อให้ผู้เข้าอบรม เข้าใจถึงความสำคัญและความหมายของวิธีการปรับปรุงงานแบบไคเซ็น

1. 2.             หลักการ 5ส. และ Kaizen  ในสำนักงาน  (เทคนิค แนวคิด แนวทาง KAIZEN)

วัตถุประสงค์  เพื่อให้ผู้เข้าอบรม ทราบถึงหลักการเบื้องต้นในการนำไคเซ็นมาใช้ใน Office  รวมถึงข้อเสนอและวิธีการปรับปรุงงานในสำนักงาน

1. 3.             ขั้นตอนและเครื่องมือในการปรับปรุง  5ส.  และ  KAIZEN  ในสำนักงาน

วัตถุประสงค์ เพื่อให้ผู้เข้าอบรม  เข้าถึงขั้นตอนในการปรับปรุงงาน และเครื่องมือที่ก่อให้เกิดการปรับปรุงงานแบบไคเซ็น

1. 4.             เทคนิคในการมองปัญหา

วัตถุประสงค์ เพื่อให้ผู้เข้าอบรมได้รู้ถึงสาเหตุของปัญหา  ในการจัดทำการปรับปรุงงานและสามารถวิเคราะห์ปัญหา  พร้อมหาแนวทางในการแก้ไขที่เกิดขึ้นได้ตรงจุด

1. 5.             การส่งเสริมไคเซ็นในสำนักงานและการเขียนรายงานไคเซ็น
2. 6.             กรณีศึกษา

วัตถุประสงค์  เพื่อให้ผู้เข้าอบรมได้เรียนรู้ถึงการวิเคราะห์ปัญหา และแนวทางแก้ไขปัญหาจากตัวอย่างสถานการณ์ที่เกิดขึ้นจริง

ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ

1. 1.             พนักงานมีความรู้ ความเข้าใจ เกี่ยวกับแนวทางการดำเนินงานไคเซ็นในสำนักงานอย่างถูกต้อง
2. 2.             พนักงานเข้ามามีส่วนร่วมในการพัฒนาปรับปรุงงาน เพื่อยกระดับคุณภาพและประสิทธิภาพ
3. 3.             สามารถนำไคเซ็นไปประยุกต์ใช้ในการทำงาน  และเป็นต้นแบบสำหรับการขยายผล ภายในองค์กรต่อไป
4. 4.             พนักงานสามารถประยุกต์ใช้เทคนิคการปรับปรุง เช่น PDCA, 5S, QC7Tools  ฯลฯ   ร่วมกับกิจกรรมหรือโครงการปรับปรุงต่าง ๆ  ได้อย่างเหมาะสม