เทคนิคการจดบันทึกและจัดทำรายงาน การประชุมอย่างมีประสิทธิผล Powerful Techniques for "Minute Taking" and Producing Informative "Minutes"

หลักการและเหตุผล

        การประชุมที่ล้มเหลวจะปรากฏอยู่เนื่องๆ หากใช้เวลาประชุมมากแต่งานไม่คืบหน้า ประชุมแล้วไม่มีข้อยุติ ประธานควบคุมการประชุมไม่ได้ เป็นต้น จะทำให้เกิดความสิ้นเปลือง สูญเปล่า เสียเวลาและโอกาสในเชิงธุรกิจ

          ด้วยเหตุนี้หลักสูตร กลยุทธ์การบริหารการประชุมอย่างมีประสิทธิผล (ภาคทฤษฎีและภาคปฏิบัติ) จึงได้ถูกคิดค้นขึ้น เพื่อให้ผู้เข้าอบรมได้รับความรู้ด้านการบริหารการบระชุมทั้งภาคปฏิบัติและภาคทฤษฎีอย่างแท้จริง ซึ่งนำไปสู่การพัฒนาตนเองจนสามารถบริหารการประชุมให้มีคุณภาพสูงสุด

วัตถุประสงค์: 

1. เพื่อให้ผู้เข้าอบรมรู้จักเลือกรูปแบบการประชุมที่เหมาะสมกับสถานการณ์และสภาพแวดล้อมเพื่อให้เกิดประโยชน์การทำงาน
2. เพื่อให้ผู้เข้าร่วมอบรมรู้จักวิธีการเตรียมการประชุมในด้านต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นด้านเอกสาร ด้านสถานที่ ไปจนถึงด้านการเตรียมความพร้อมของผู้เข้าร่วมประชุมเอง
3. เพื่อให้ผู้เข้าอบรมรู้จักปฏิบัติหน้าที่ในฐานะประธานผู้นำการประชุม ผู้ร่วมประชุมและเลขานุการประชุม      (ทุกๆบทบาท)
4. เพื่อให้ผู้เข้าร่วมอบรมสามารถพูดนำเสนอผลงาน, เสนอความคิดเห็น หรือคัดค้านในที่ประชุมได้อย่างถูกต้อง ชัดเจน และมีประสิทธิภาพ
5. เพื่อให้ผู้เข้ารับการอบรมรู้จักวิธีการป้องกันและแก้ไขข้อขัดข้องในที่ประชุม

หัวข้อการฝึกอบรม/สัมมนา:

ภาคเช้า

1. ความหมายและความสำคัญของการประชุม
2. หลักในการพัฒนา “การประชุม” ให้เกิดประสิทธิภาพ (ทำอย่างไรให้การประชุมในแต่ละครั้งเกิดประสิทธิผลเมื่อเทียบกับเวลาที่ใช้ไป)
3. สุดยอด..เทคนิคแพรวพราว ของการประชุมแบบต่างๆ
4. ทำอย่างไรไม่ให้เบื่อ!!! การเข้าร่วมประชุม
5. ค้นพบ..ประโยชน์ที่จะได้รับจากการประชุมในรูปแบบต่าง ๆ
6. การเตรียมการจัดการประชุม ขั้นตอนการปฏิบัติแบบ Step by Step!!
7. บทบาท/หน้าที่ ของกลุ่มบุคคลเกี่ยวข้องกับการประชุม เช่น

• การนำการประชุม
• การนำเสนอแนวคิด
•  การอภิปราย การหาข้อมูลและมติของที่ประชุม

8. การควบคุมการประชุม การป้องกันและแก้ไขข้อขัดข้องในระหว่างการประชุม

(พบสารพันปัญหาในการจัดการประชุม พร้อมเทคนิคและวิธีจัดการที่ได้ผล)

9. การติดตามผลการประชุมอย่างได้ผล
10. แบบทดสอบ

ภาคบ่าย

11. เทคนิคการจดบันทึกรายงานการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

• ฝึกทักษะการฟังและจับประเด็น
• รูปแบบการเขียนรายงานการประชุมที่ถูกต้อง
• ตัวอย่างภาษาเขียนที่ควรใช้ และไม่ควรใช้

     12.กิจกรรม: ประเมินผลการเขียนรายงานการประชุมแบบมืออาชีพ

            (ผู้อบรมสามารถนำ Case Study มาเพื่อให้วิทยากรแนะนำเทคนิคเฉพาะได้)

     13.สรุปคำถาม และคำตอบทุกประเด็นที่ผู้เข้าอบรมต้องการทราบ